Approuvé : le 10 juin 2008 Par : l’équipe de la direction nationale Société canadienne de la sclérose en plaques
La loi fédérale sur la protection des renseignements personnels oblige les entreprises et organismes sans but lucratif à élaborer des procédures détaillées pour la conservation des documents contenant des renseignements personnels, y compris des renseignements personnels sur la santé. De plus, selon les bonnes pratiques commerciales, les procédures de conservation doivent stipuler que les renseignements personnels et les documents commerciaux confidentiels peuvent être conservés pendant une durée convenable, aux fins de référence et de continuité de service, mais non audelà de la période nécessaire aux fins déterminées au moment de la collecte ou de la création de la banque de ces renseignements. La Société canadienne de la sclérose en plaques est un organisme complexe qui mène de nombreuses activités dans le cadre de sa mission. Aussi, pour faciliter le plus possible la conservation des dossiers, a-t-elle établi la durée de conservation des dossiers à sept ans. Après cette période, les dossiers peuvent être détruits conformément aux directives de la section Destruction des dossiers, ci-après. Il peut arriver, dans certains cas, que les règles de conservation des dossiers varient selon les exigences de la loi.
À noter : Les documents électroniques sont assujettis à la même procédure de conservation que les documents papier, en fonction de leur contenu. La présente procédure s’applique donc aussi à tous les courriels concernant la Société de la SP, qu’ils aient été envoyés ou reçus au moyen du réseau de la Société de la SP ou au moyen d’un autre système ou compte utilisateur.
À noter : Bien que la loi sur la protection des renseignements personnels exige que les renseignements personnels, concernant la santé ou non, ne soient conservés que pendant la période nécessaire à la prestation des services ou des programmes qui y sont associés, l’utilisation à des fins statistiques de données anonymes provenant des dossiers de la Société de la SP est permise.
À noter : Dans Mercure, notre système de gestion des connaissances et de collaboration, les dossiers seront conservés pendant trois ans, puis automatiquement supprimés, à moins que leur durée de conservation spécifique ne soit établie dans la liste qui suit ou que l’auteur du document n’ait précisé une date différente.
Exception : Si elle est avisée d’un litige, réel ou éventuel, relatif à ses dossiers, la Société de la SP doit conserver les dossiers en cause jusqu’à ce qu’un conseiller juridique établisse qu’ils ne sont plus nécessaires.
| Type de dossiers, selon le service | Durée de conservation |
| Gouvernance | |
|---|---|
| Règlements | Indéfiniment1 |
| Procès-verbaux des réunions du conseil d'administration | Indéfiniment1 |
| Procès-verbaux des réunions descomités | Indéfiniment1 |
| Procès-verbaux des assemblées annuelles | Indéfiniment1 |
| Politiques et procédures | Indéfiniment |
| FINANCE | |
| Reçus officiels de dons aux fins de l’impôt sur le revenu | Deux ans suivant la fin de l’année civile où les dons ont été faits |
| Dossiers sur les dons à conserver10 ans (dons assujettis à une fiducieécrite ou visés par une stipulation dudonateur) | Indéfiniment1 |
| Factures payées | Sept ans après la date du paiement |
| Comptes clients | Sept ans après la date du paiement |
| Formulaires et livrets decommandites | Deux ans suivant la date indiquée surle formulaire ou dans le livret |
| Grands livres et autres résumésdéfinitifs | Exigence de l’ARC : tant quel’organisme de bienfaisance demeureenregistré, six ans suivant la fin dudernier exercice financier auquel ilsse rapportent, puis pendant deux anssuivant la révocation del’enregistrement |
| États financiers vérifiés | Indéfiniment |
| Renseignements du formulaire T3010 | Exigence de l’ARC : tant que l’organisme de bienfaisance demeure enregistré, six ans suivant la fin du dernier exercice financier auquel ils se rapportent, puis pendant deux ans suivant la révocation del’enregistrement |
| Ressources humaines | |
| Dossiers des anciens employés | Sept ans suivant la cessation d’emploi ou selon les exigences de la loi |
| Documents de paie | Sept ans ou selon les exigences de laloi |
| Gestion des bénévoles (membres du conseil ou non) | |
| Dossiers des bénévoles inactifs | Sept ans suivant le moment où lebénévole est devenu inactif |
| Services | |
| Dossiers des clients inactifs (dossiers de financement, documents d’inscription, consultations de soutien, correspondance axée sur l’information et l’orientation (papier et courriel) | Sept ans suivant le moment où le client cesse de recevoir des services |
| Dossiers des clients décédés | Deux ans suivant le décès |
| Membres | |
| Dossiers des membres inactifs | Sept ans suivant la renonciation au statut de membre |
| Recherche | |
| Dossiers des boursiers et desbénéficiaires de subvention inactifs | Sept ans suivant le moment de ladernière bourse ou subvention |
| Collecte de fonds | |
| Donateurs inactifs2 | Sept ans suivant le dernier don |
| Participants aux événements, inactifs3 | Sept ans suivant la dernière participation |
| Dons planifiés attendus | Jusqu’à la réception d’un avis de réception du don |
| Dons planifiés reçus | Sept ans après la réception du dernier don prévu par testament |
| Documents et plans stratégiques de collecte de fonds (versions définitives) | Indéfiniment |
| Listes de retrait de numéros de téléphone | Indéfiniment |
| Listes de retrait d’adresses | Indéfiniment |
| Marketing et Communications | |
| Rapports annuels | Indéfiniment |
| Bulletins officiels, p. ex. SP Canada, bulletins des divisions | Indéfiniment |
Destruction des dossiers
Les dossiers de la Société de la SP qui contiennent des renseignements personnels ou confidentiels correspondant aux descriptions données précédemment doivent être détruits de telle façon que les renseignements ne puissent être ni récupérés ni reconstitués. Les documents papier doivent être déchiquetés.
Afin de prévenir toute reconstitution des données, il importe de supprimer entièrement et de façon permanente les fichiers électroniques de tout média de stockage, en ligne et hors ligne, au moyen des techniques actuelles de déchiquetage numérique. S’il faut conserver l’historique des transactions détaillées, toutes les données personnelles (nom, adresse du domicile, numéro de téléphone à domicile) doivent être détruites. Pour obtenir plus de détails ou de l’aide à ce sujet, communiquez avec le Service des technologies de l’information.
Définitions
- Les règlements de l’Agence du revenu du Canada stipulent que les organismes de bienfaisance doivent conserver les dossiers tant et aussi longtemps que l’organisme de bienfaisance demeure enregistré et pendant deux ans suivant la révocation de l’enregistrement. Par souci de simplicité, nous n’inscrivons que la mention « Indéfiniment ».
- Incluent les donateurs inactifs du programme de marketing direct, du programme de dons majeurs et de dons planifiés et des autres programmes, y compris ceux des dons commémoratifs et des dons honorifiques, à tous les échelons de la Société de la SP.
- Incluent les participants inactifs des événements majeurs (Marche de l’eSPoir, Vélotour SP RONA) et des autres événements, à tous les échelons de la Société de la SP.